経費削減のアイデア集｜すぐ実践できる部門別コストカット術とやってはいけない対策

物価高騰や人手不足、買い控えなどで企業の経営悪化が懸念される中、利益率を維持・向上させるには経費削減が重要な課題です。売上を伸ばすのは限界があるため、いかにムダを省けるかがポイントとなります。

しかし「どの経費を減らせばよいか分からない」「これ以上削れる経費がない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。

今回は、ビジネスにおける経費削減のコツを紹介します。部門別のアイデアや、やってはいけない経費削減策も解説しますので、ぜひ参考にしてください。

そもそも経費削減とは？

まず、経費削減の重要性や基本的なプロセスといった基礎知識をお伝えします。

経費削減が必要な理由

経費削減は、次のような理由から、安定的な企業運営に不可欠なタスクだといえます。

利益率の低下を防ぎ経営に余裕が生まれる

余剰コストがカットできれば、売上が伸び悩んでいたとしても、利益率が維持できます。削減した経費分の余裕が生まれるため、設備投資や事業拡大が可能になるほか、物価変動や予期せぬトラブルへの対応もスムーズです。

業務フローの改善と対外的な信頼性の向上につながる

経費削減を通して業務フローが改善されれば、効率や生産、顧客満足度が向上します。さらに、ムダのない経営は信頼性や透明性の確保につながるため、投資家といった利害関係者へのアピールにも有効な手段となるでしょう。

経費削減のやり方

経費削減の基本的な手順は以下のとおりです。

はじめに、現在の業務フローを見直し、余剰コストを探します。自社にとっての優先順位をつけ、すぐに実行できそうな部門から具体的な削減目標を立てていきましょう。なお、削減効果の大きな経費の具体例は人件費や消耗品費、水道光熱費などです。詳細は次の章で解説しますので、ぜひそちらをご参照ください。

次に、ムダな経費は省き、それを代替システムに置き換えます。以下の章で、経費削減の一例を部門別に紹介していますので、ぜひチェックしてみてください。

削減実行からしばらく経ったら、経費削減による業務効率や生産性への影響を検証したうえ、次の課題を明確化しましょう。

経費削減が見込める3つのカテゴリ

一般的に、経費が削減できる可能性の高いカテゴリは次の3つです。

オフィスコスト

オフィスコストとは、オフィス内での業務遂行に必要な経費です。具体例には、以下のようなコストが挙げられます。

上記の経費は、個人の裁量に頼る部分が大きく、必要以上に経費を割いている可能性が高いといえます。経費を適正化するには、従業員全体の意識改革と、管理方法の見直しが必要です。

エネルギーコスト

エネルギーコストとは、業務遂行および施設の維持・管理にかかるエネルギーにかかる経費を指します。具体例は以下のとおりです。

上記のような固定費は、業種・業態によっては消費が多く、経営の大きな負担となります。使用件数を減らすのは業務上難しいケースもありますが、エネルギー効率のよいシステムに転換することで、大幅な削減が狙えるでしょう。

オペレーションコスト

オペレーションコストとは、企業や施設・店舗などの運営および社内外の物流に必要な経費です。具体例は、以下をご参照ください。

オペレーションコストは、企業の規模が大きくなるほど拡大します。上記のうち、特にコストが大きくなりやすく、見直しやすいのが人件費です。人手を別のソリューションで代替すれば、人件費が削減できるだけではなく、業務効率アップにもつながります。

【部門別】経費削減のアイデア一覧

ここでは、4つの業務部門に分け、経費削減のアイデアを紹介します。

事務・総務部門

事務・総務部門においては、電気・ガスなどのインフラや固定費の節約によって経費削減が図れます。具体案は、以下のとおりです。

上記のような対策は、担当者のほか、周囲への注意喚起によって節約効果が上がります。オフィスの立ち上げ時点とは状況が変わっているケースも多いため、現状に最適な提携サービスに見直すことも必要です。

また、業務の一部をDXすることで、効率アップおよび法制度への最適化などが実現するほか、質の安定化と人件費削減にもつながります。一つひとつの効果は小さくても、全従業員が経費削減に努めることで、大きな効果が生まれるでしょう。

営業部門

営業部門の経費削減では、働き方や業務フローの改善が欠かせません。例えば、次のようなアイデアが挙げられます。

移動が必要な業務を減らせば、出張費や交通費の削減になるうえ、従業員の負担軽減にもつながります。さらに、業務の一部をシステム化することで、用紙代やインク代の削減と業務負担の軽減が両立できるでしょう。

支払い手段を統一したり、移動を公共交通機関の利用やカーシェアリングで代替すれば、それらにかかっていた費用が大幅に削減できます。接待費といったコストは極力削り、コア業務に集中させるとよいでしょう。

社内規定の見直しや取引先との兼ね合いもあるため、バランスを取りつつ、少しずつ改善していくことが大切です。

工場部門

工場部門における最もシンプルな経費削減方法は、稼働率や生産性の低い施設の閉鎖です。ただ、閉鎖するのは容易ではなく、限界もあるため、非人的リソースへの置き換えによる省人化がポイントとなります。

省人化が可能な最たる例は、運搬や清掃などの業務です。必ずしも人がする必要のない業務であるうえ、人によって作業の質にも差が出ます。安定的な稼働が可能なロボットで代替すれば、人件費などの経費削減になるのはもちろん、業務の質の安定化と従業員の負担軽減が実現するでしょう。

小売・サービス部門

小売・サービス部門の経費削減で第一目標となるのは、在庫管理の最適化です。在庫管理の仕組みをDXし、オンライン・オフラインを組み合わせることで、負担軽減と品切れの防止、販売機会の拡大が狙えます。

また、店舗における販売・接客形態の見直しも必要な課題です。キャッシュレス決済や無人レジ、予約システムなどを導入したり、清掃・配膳などの単純な肉体労働をロボットで代替したりするのも、経費削減につながります。

経費削減でやってはいけない5つのこと

下記のような施策は、経費削減の逆効果になるばかりか、業績悪化の原因になるため、安易に実行するのはおすすめできません。

1．具体性のない努力目標を掲げる

経費削減を従業員に呼びかける際、あいまいな指示を出すと、理解が得られにくいだけではなく現場の混乱を招きます。具体的な数値目標や行動指針を共通認識として掲げ、周知徹底してください。

2．むやみに人員を減らす

経営状況によってはリストラが必要なケースもありますが、経費カットを目的としたむやみな人員削減は止めたほうがよいでしょう。人員が減ると従業員一人当たりの負担が増加するため、業務効率の悪化とモチベーションダウンにつながるからです。ひいては、企業全体の将来的な生産性と競争力の低下も招きかねません。

人件費における経費削減のポイントは、辞めさせるのではなく、効率化の促進です。人がしなくてもよい業務をシステムやロボットで代替し、余裕が生まれた労働力をコア業務に専念させることこそ、経費削減の正しいやり方だといえます。

3．従業員教育を縮小する

従業員教育にかかるコストは必要経費です。むやみにカットすると、将来的な生産性や競争力の低下につながる恐れがあります。

企業主導で従業員にスキルアップの機会を提供すれば、業務効率がアップするほか、より付加価値の高い業務に従事させることも可能になるでしょう。従業員の満足度が向上し、エンゲージメントも高まるため、離職の抑止力にもなります。

4．短期的な視点で成果を判断する

経費削減の効果が測定できるまでには、ある程度の時間が必要です。すぐに効果がみられないからといって途中で止めてしまっては、余計な経費をかけただけの結果となりかねません。

正しい効果検証のプロセスは、PDCAサイクルの回転です。計画・実行・評価・改善の4つのサイクルを構築し、よりよい対策方法へと改善していくことが重要だといえます。

5．助成金・補助金を活用しない

DX機器・備品などの購入の際は、各種助成金・補助金を申請して、金銭的な負担を軽減することをおすすめします。申請できる助成金・補助金の情報を知らないと、余分な経費の支払いが生じて損してしまうでしょう。

現在、企業や事業における業務改善・拡大の際にかかる経費を補助する制度が多数存在します。対象や申請期間、手順は制度によって異なるため、申請前に必ず最新情報を確認してください。また、申請手続きが複雑な制度も多いため、信頼できるパートナー企業にサポートしてもらうとよいでしょう。

運搬・清掃にかかる経費削減には「ROBOTI」がおすすめ！

出典：ROBOTI

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清掃や運搬は、単純な力仕事ながら、手間のかかる作業です。従業員の身体的・精神的な負担も軽くありません。新たに人を雇おうにも人件費がかかるほか、なかなか人手が集まらずに採用コストがかかってしまいがちです。

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まとめ

経費削減を成功させるには、不要なコストの見極めが肝心です。部門ごとにムダをカットし、経費を最適化することで、企業全体の業績アップと成長が見込めます。

とはいえ、むやみに人員や教育といった必要経費までカットしてしまっては逆効果です。人に代わってルーチンワークをこなすロボットを導入すれば、少ない人手でも効率よくビジネスが回せます。

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